Kolme ajankohtaista näkökulmaa
projektitoiminnan kehittämiseen

Pro­jek­ti­joh­ta­mi­sen ajan­koh­tai­set kuu­lu­mi­set oli­vat esil­lä loka­kuus­sa Pro­jek­ti­päi­vät 2019 -semi­naa­ris­sa, joka on Suo­men suu­rin pro­jek­ti­lii­ke­toi­min­nan ja -joh­ta­mi­sen ammat­ti­lais­ta­pah­tu­ma. Sum­maan päi­vien annin kol­meen pro­jek­ti­toi­min­nan näkö­kul­maan: vies­tin­tään, ket­te­ryy­teen ja ihmis­kes­kei­seen joh­ta­mi­seen.

Toimiiko projektiviestintä?

Onnis­tu­neis­sa pro­jek­teis­sa koros­tuu vies­tin­nän tär­keys. Vies­tin­nän tulee kat­taa pro­jek­tin ydin­ryh­män lisäk­si pro­jek­tin sisäi­set ja ulkoi­set sidos­ryh­mät. Jos pro­jek­tis­sa ilme­nee haas­tei­ta saa­vut­taa sil­le mää­ri­te­tyt tavoit­teet, nousee pro­jek­ti­vies­tin­nän ase­ma ja tär­keys enti­ses­tään. Täs­tä esi­merk­ki­nä toi­mi­vat Olki­luo­to 3, Län­si­met­ro ja monet jär­jes­tel­mä­uu­dis­tuk­set VR:n lipun­myyn­nis­tä läh­tien.

Vies­tin­tää tulee har­voin lii­kaa. Suu­rin osa vies­teis­tä ei saa­vu­ta yleen­sä ensim­mäi­sel­lä ker­ral­la koko koh­de­ryh­mää. Nyky­ään ihmi­sil­le tulee niin pal­jon vies­tin­tää, että vies­tien pitää olla laa­dit­tu terä­vik­si. Tois­to on usein tar­peen, eten­kin jos pro­jek­ti vai­kut­taa isoon jouk­koon ihmi­siä. Monia tie­do­tus­ka­na­via kan­nat­taa yhdis­tel­lä, jot­ta aina­kin joku niis­tä tavoit­taa lopul­ta koh­de­ryh­män.

Vies­tin­nän suden­kuop­pia voi­vat olla esi­mer­kik­si vie­raat käsit­teet ja vai­kea kie­len­käyt­tö, vää­rä ajoi­tus, vies­tien ris­ti­rii­tai­suus ja huo­nos­ti kuu­li­ja­kun­nan tar­peet huo­mioi­vat vies­tit. On tär­ke­ää tun­nis­taa eri­lai­set ryh­mät, joil­le vies­ti­tään. Toi­sil­le riit­tä­vät perus­tie­dot, tois­ten täy­tyy tie­tää pie­nim­mät­kin yksi­tyis­koh­dat.

Vies­tin­tä tulee jat­kua pro­jek­tin lop­puun saak­ka. Esi­mer­kik­si tek­ni­ses­ti onnis­tu­neen­kin pro­jek­tin hyö­dyt jää­vät lai­hoik­si, ellei­vät lop­pu­käyt­tä­jät edes tie­dä, mitä uut­ta oli­si saa­ta­vil­la, jopa ilmai­sek­si.

Ketterä kehittäminen yleistyy

Ket­te­ryys on ajan­koh­tai­nen aihe. Alun perin sof­ta­ke­hi­tyk­ses­tä liik­keel­le läh­te­neet mene­tel­mät ovat levin­neet muil­le yri­tys­toi­min­nan alueil­le. Nyt pro­jek­te­ja vie­dään läpi ket­te­räs­ti eri­lai­sil­la toi­mia­loil­la.

Ket­te­rän kehi­tyk­sen rin­ta­mal­la puhu­taan mm. ter­mis­tä MVP, mini­mum viable pro­duct, eli teh­dään ensin mal­li­tuo­te ja sitä läh­de­tään hio­maan käyt­tä­jä­pa­laut­teen perus­teel­la. Jos­kus kan­nat­taa aloit­taa teke­mäl­lä MDP, mini­mum desi­rable pro­duct, kos­ka aivan kar­va­lak­ki­ver­sio ei aina ole otol­li­sin vaih­toeh­to asiak­kai­den kans­sa toi­mi­mi­seen. Pyr­ki­myk­se­nä ei ole teh­dä lop­puun asti hiot­tua tuo­tet­ta heti aluk­si omil­la, mones­ti puut­teel­li­sil­la, läh­tö­tie­doil­la, vaan läh­teä vie­mään tuo­tet­ta tai pal­ve­lua eteen­päin asiak­kai­den kans­sa. Näin ote­taan asia­kas ja hänen prio­ri­tee­tin­sa huo­mioon ja hio­taan tuo­tet­ta vai­he vai­heel­ta, tyy­pil­li­ses­ti joi­den­kin viik­ko­jen mit­tai­sis­sa jak­sois­sa.

Käy­tän­nön haas­tei­ta ovat bud­je­toin­ti, aika­tau­lu­tus ja myös sopi­mus­ky­sy­myk­set. Ket­te­räs­sä kehi­tyk­ses­sä on huo­mioi­ta­va, että bud­jet­ti ei yleen­sä ole kiin­teä, kuten monis­sa perin­tei­sil­lä mene­tel­mil­lä toteu­tet­ta­vis­sa pro­jek­teis­sa. Samoin saa­vu­tet­ta­van lop­pu­tu­lok­sen suh­teen voi syn­tyä mää­rit­te­ly­on­gel­mia, kun lop­pu­tu­los­ta ei vält­tä­mät­tä ole­kaan mää­ri­tel­ty kiin­teäs­ti ennen pro­jek­tin tilaa­mis­ta. Ket­te­räs­sä kehi­tyk­ses­sä toteu­tuk­sen lop­pu­tu­los ja usein myös työ­mää­rä tar­ken­tu­vat työn ede­tes­sä.

Ket­te­rän kehi­tyk­sen mal­lis­sa aja­tel­laan, että sopi­muk­sis­sa ei pidä kiin­nit­tää sekä aikaa, hin­taa että sisäl­töä, vaan ainoas­taan kak­si näis­tä. Ket­te­rien pro­jek­tien todet­tiin tut­ki­mus­ten mukaan onnis­tu­neen perin­tei­siä vesi­pu­tous­mal­lin mukaan toteu­tet­tu­ja mer­kit­tä­väs­ti parem­min, onnis­tu­nei­den pro­jek­tien osuu­den olles­sa ket­te­ris­sä 42 % ja vesi­pu­tous-tyyp­pi­sis­sä 14 % (Läh­de: The Chaos mani­fes­to, The Stan­dish Group). Loput pro­sent­tio­suuk­sis­ta jakau­tui­vat epä­on­nis­tu­nei­den ja haas­ta­vien pro­jek­tien välil­le. Ket­te­ryys sovel­tuu kui­ten­kin nime­no­maan moni­mut­kai­siin pro­jek­tei­hin, kaik­kiin yksin­ker­tai­siin pro­jek­tei­hin sitä ei vält­tä­mät­tä kan­na­ta sovel­taa.

Ket­te­räs­sä toi­min­ta­mal­lis­sa tuo­teo­mis­ta­jien hou­ku­tuk­se­na on läh­teä lis­taa­maan kaik­kea mah­dol­lis­ta teke­mis­tä kehi­tys­jo­nol­le. Par­haat tuo­teo­mis­ta­jat ovat kui­ten­kin mini­ma­lis­te­ja. He pääs­tä­vät kehi­tys­jo­noon vain kaik­kein olen­nai­sim­mat asiat ja niis­tä vain kaik­kein yksin­ker­tai­sim­mat ver­siot. Tämä mah­dol­lis­taa nopean arvon tuo­tan­non, nopean oppi­mi­sen ja mini­moi kehi­tys­kus­tan­nuk­set (Läh­de: Tee­mu Toi­va­nen, Tria­ri, kokonaisketterä.fi).

Projektin tekevät ihmiset - miten onnistua motivoinnissa?

Pro­jek­te­ja toteut­ta­vat aina ihmi­set eivät­kä tie­to­ko­neet, joten pro­jek­tien onnis­tu­mi­sek­si on tär­keä huo­mioi­da psy­ko­lo­gi­nen näkö­kul­ma. Pro­jek­ti­ryh­mäs­sä on hyvä olla toi­si­aan täy­den­tä­viä per­soo­nal­li­suus­tyyp­pe­jä ja pro­jek­ti­pääl­li­köl­le tär­ke­ää on ottaa huo­mioon ihmis­ten eri­lai­nen toi­min­ta­tyy­lit.

Pro­jek­ti­ko­kouk­sia voi tehos­taa käyt­tä­mäl­lä esi­mer­kik­si asiois­ta kes­kus­te­lua pareit­tain ja pien­ryh­mis­sä osal­lis­taen näin kaik­ki kokouk­seen. Näin saa­daan myös taval­li­ses­ti hil­jaa pysyt­te­le­vien mie­li­pi­teet kuu­lu­viin. Samal­la paran­ne­taan ryh­män kes­ki­näi­siä suh­tei­ta, vähen­ne­tään klik­kiy­ty­mis­tä ja saa­daan ihmi­set tutus­tu­maan toi­siin­sa.

Uusim­mat tut­ki­mus­tu­lok­set osoit­ta­vat, että tun­neä­ly­käs pro­jek­ti­pääl­lik­kö saa tii­min­sä sitou­tu­maan yli kak­si ker­taa parem­min tavoit­tei­siin kuin ”tun­neä­ly­tön” (läh­de: Adep­tus Part­ners Oy).

Sekä vies­tin­näs­sä että moti­voin­nis­sa kult­tuu­rit ovat muut­tu­mas­sa. Perin­tei­ses­tä muu­tok­sen pakon ja vält­tä­mät­tö­myy­den koros­ta­mi­ses­ta toi­mii esi­merk­ki­nä Nokian pala­va öljy­laut­ta -kir­je, jon­ka var­maan monet muis­ta­vat. Nyky­päi­vä­nä suun­ta­na on muu­tos­pel­ko­jen häl­ven­tä­mi­nen. Muu­tos­ta on näh­tä­vis­sä myös sii­nä, että pro­jek­tin tek­nis­ten vai­ku­tus­ten koros­ta­mi­sen sijaan suun­ta­na on muu­tok­sen sosi­aa­li­sen vai­ku­tuk­sen esil­le tuo­mi­nen (läh­de: Dri­ving Excel­lence).

Lopuksi

Uusis­sa pro­jek­teis­sa kan­nat­taa­kin har­ki­ta pro­jek­tin toteut­ta­mis­ta ket­te­ril­lä mene­tel­mil­lä. Yhtääl­tä pro­jek­tin vies­tin­tään tulee sat­sa­ta kun­nol­la pauk­ku­ja ja huo­mioi­da sii­nä kaik­ki sidos­ryh­mät. Kol­man­te­na näkö­kul­ma­na kan­nat­taa ottaa huo­mioon pro­jek­tiin osal­lis­tu­vien moti­vaa­tion paran­ta­mi­nen, muis­taen mm. tun­neä­ly­tai­dot ja osal­lis­ta­vat pala­ve­ri­käy­tän­nöt. Näin olen­nai­nen osa pro­jek­tien ylei­sis­tä suden­kuo­pis­ta tulee taklat­tua. 

Timo Lin­tu­nen

Kir­joit­ta­ja on ollut vetä­mäs­sä ohjel­mis­to­y­ri­tys­ten tuo­te­ke­hi­tys­tä ja pro­jek­ti­toi­min­taa yli 20 vuot­ta.
Win­dium Oy:ssä Timo tar­jo­aa pal­ve­lui­ta mm. IT-pro­jek­tien läpi­vien­tiin.